– Por Alessandra Marcio, Expert em Produto da Arquivei –
A integração de sistemas ERP (Enterprise Resou
As grandes corporações já reconhecem e fazem uso de soluções externas ao ERP. No entanto, esse ainda é um caminho a ser percorrido pelas PMEs. Segundo levantamento da Capterra, 44% das PMEs utilizam ERP. Embora se trate de uma boa notícia, pois envolve transformação digital e um ganho de maturidade na organização, é comum observar que muitos gestores dessas empresas acreditam que somente o ERP baste para atender às demandas fiscais e financeiras, o que nem sempre reflete a realidade das organizações.
Soluções complementares existem para tornar as operações mais ágeis e eficazes, automatizando-as quando possível, a fim de liberar os recursos humanos das empresas para fins mais estratégicos e criativos, e menos repetitivos. Para dar um exemplo, no que diz respeito à questão fiscal, a consulta de notas no ERP não é tão prática e completa quanto a consulta num sistema próprio para isso, o qual contém mais segurança para garantir o controle total das NFes, CTes e NFSes.
Quando falamos de grandes empresas, como as multinacionais, é preciso considerar as legislações vigentes em cada país, o que torna as operações mais complexas para que um ERP tenha aderência total aos requerimentos de cada negócio. O modo como se apura imposto no Brasil, por exemplo, é completamente diferente da forma de apuração nos Estados Unidos e Itália. Além disso, há diferentes naturezas de negócio, com requerimentos de negócios específicos. As soluções ERP disponíveis no mercado sempre entregam uma visão mais ampla dos processos, garantindo escalabilidade nos diferentes setores da nossa economia. Isso faz com que as pessoas que trabalham com esse tipo de ferramenta tenham que preencher parâmetros diversos, de forma manual, para refletir o contexto ao qual estão inseridas.
O grande desafio é garantir que as empresas tenham maior fluidez na sua operação. Se olharmos o processo de escrituração de um documento fiscal, temos como principal objetivo o registro dos livros fiscais e na contabilidade. Mas para que isso aconteça, é necessário garantir que cada documento esteja de acordo com as práticas comerciais do fornecedor e com o catálogo dos produtos cadastrados no SAP, além de refletir as atividades necessárias para o registro deste documento, como a entrada de estoque, respeitando os dados da nota fiscal de compra.
Outro aspecto crítico que carece de atenção é o controle de custos. Equipes financeiras frequentemente enfrentam dificuldades pela falta de visibilidade de gastos corporativos, desde a solicitação de um pedido de compra até o pagamento de fornecedores, incluindo todo o custo fiscal e tributário. Embora os sistemas ERPs forneçam uma base para operações financeiras, o processo manual de entrada de dados, além de ser um trabalho moroso e contraprodutivo, está sujeito a erros de digitação que podem agravar o problema da falta de visibilidade, além de gerar multas devido aos erros.
Há relatos de lideranças de setores financeiros que, com o auxílio de soluções complementares ao ERP, identificam notas fiscais significativas as quais não estavam escrituradas de forma correta no ERP. Para o contexto das PMEs, especificamente, uma análise de custos e controle financeiro de ponta, desde a sua fundação, é primordial para que a empresa não tenha sustos com custos extras, criando uma operação que tenha previsibilidade.
Todas essas atividades associadas ao recebimento de uma nota fiscal envolvem diversas áreas, de diferentes naturezas, e muitas ações manuais dentro de qualquer ERP, como pedido de compra, lançamento, recebimento físico, recebimento fiscal, apuração e pagamento de fornecedores. Esses processos manuais podem ser facilmente evitados com uma solução complementar para automação e segurança de informação.
Num cenário empresarial cada vez mais competitivo e dinâmico, é essencial maximizar o potencial dos ERPs. Os sistemas complementares apresentam um papel crucial nesse sentido, oferecendo automação, integração e otimização de processos. Ao adotar uma abordagem integrada que combine o poder do ERP com aplicações especializadas, as empresas podem alcançar maior eficiência operacional, conformidade fiscal e vantagem competitiva em seu setor. Como profissional envolvida nesse processo, vejo um grande potencial na adoção dessas soluções para impulsionar o sucesso financeiro das organizações.
Sobre a autora
Alessandra Marcio é Product Expert da Arquivei, plataforma de gestão estratégica de notas fiscais. É Co-fundadora da ExSS IT e idealizadora da LIA, solução para gestão de documentos fiscais no SAP, atualmente pertencente à Arquivei. Possui mais de 20 anos de experiência no mercado SAP e quase 30 anos na área de TI, sempre atendendo clientes de alta complexidade e de grande importância no contexto econômico do Brasil. É formada em Matemática pela Fundação Santo André e possui MBA em Gestão Executiva pelo Ibmec. Linkedin:
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